Como calcular o ROI de uma automação, com exemplo e erros comuns

Todo mundo que vende automação diz que ela "se paga rápido". Eu vendo automação, então desconfie de mim também. A forma de não depender da palavra de ninguém é fazer a conta com os seus números. O nome técnico é ROI, retorno sobre o investimento, e a versão que uso é simples o bastante para caber num papel.

Abaixo vão a fórmula passo a passo, um exemplo com números hipotéticos, os erros que fazem a conta mentir e os casos em que o melhor resultado do cálculo é "não faça".

A fórmula em quatro passos.

Eu uso a mesma lógica da calculadora de ROI de automação do site.

Passo 1: horas gastas hoje por mês. Quantas vezes a tarefa acontece, quanto tempo leva cada vez e quantas pessoas fazem. Em um mês de 22 dias úteis:

horas por mês = vezes por mês x minutos por vez x pessoas ÷ 60

Passo 2: custo da hora. Salário mensal mais encargos, dividido pelas horas do mês. A calculadora usa 70% de encargos médios sobre o salário e 176 horas de trabalho por mês (44 horas por semana). São estimativas, e a sua empresa pode ter outros números.

custo da hora = salário x 1,7 ÷ 176

Passo 3: percentual que a automação elimina. Raramente é 100%. Sempre sobra exceção, conferência ou caso que precisa de gente. Esse é o número mais fácil de errar, e falo dele mais abaixo.

economia por mês = horas por mês x percentual x custo da hora

Passo 4: custo da automação. A implantação (paga uma vez) e a mensalidade. Com isso:

• Ganho líquido por mês = economia por mês menos a mensalidade.
• Payback (em quantos meses a implantação volta) = implantação ÷ ganho líquido por mês.
• Ganho líquido no primeiro ano = economia x 12 menos a implantação menos 12 mensalidades.
• ROI em 12 meses = ganho líquido do primeiro ano ÷ custo do primeiro ano.

Um exemplo com números hipotéticos.

Todos os números a seguir são inventados, para mostrar o raciocínio. Troque pelos seus.

Imagine uma pessoa que digita, duas vezes por dia, os pedidos que chegam por e-mail e WhatsApp numa planilha. Cada vez leva 25 minutos. O salário dela é de R$2.800.

• Horas por mês: 2 x 22 dias x 25 minutos ÷ 60 = 18,3 horas.
• Custo da hora: R$2.800 x 1,7 ÷ 176 = R$27,05.
• Percentual eliminado: 70%. O fluxo lê o pedido e preenche a planilha, mas sobra conferir os casos estranhos.
• Economia por mês: 18,3 x 70% x R$27,05 = cerca de R$347.
• Custo da automação: R$690 de implantação e R$190 por mês, que são os valores publicados na página de automação de processos.

Um ganho de R$157 por mês parece pouco, e é. Esse é o ponto: uma tarefa pequena rende pouco, e a conta mostra isso antes de você gastar. Se o mesmo fluxo atendesse três pessoas, a economia triplicaria.

Os erros que fazem a conta mentir.

1. Contar a hora de quem não ia sair

Se a pessoa continua na empresa e ganha o mesmo salário, a economia é em tempo liberado, não em dinheiro no bolso. Isso só vira retorno de verdade se o tempo for para algo que rende: atender mais clientes, vender mais, entregar mais rápido. Se a hora liberada vira conversa de corredor, o ROI do papel não aparece no caixa. Seja honesto sobre o destino das horas.

2. Esquecer a mensalidade

Automação tem custo recorrente: hospedagem, monitoramento, manutenção e ajustes. Quem calcula só a implantação acha que o retorno vem em dois meses. No exemplo acima, sem contar os R$190 mensais, o ganho parece R$347 por mês, mais que o dobro do real.

3. Superestimar o percentual automatizado

Compare com o exemplo: se, em vez de 70%, a automação eliminasse 40% do tempo (porque há muita exceção), a economia cairia para cerca de R$198 por mês. Depois da mensalidade, sobrariam R$8, e o primeiro ano fecharia com prejuízo de cerca de R$590, ROI negativo de uns 20%. Mesma tarefa, mesmo preço, resultado oposto. Por isso eu prefiro fazer a conta com um percentual conservador e observar a tarefa antes de prometer um número.

4. Esquecer os encargos

Usar só o salário, sem encargos, subestima o custo da hora. No exemplo, o custo cai de R$27,05 para R$15,91, e o ganho líquido cai para cerca de R$14 por mês. Escolha um critério e deixe claro qual usou, para comparar com o resto.

5. Contar o que ainda não existe

Benefícios como "menos erro" e "cliente mais feliz" são reais, mas difíceis de medir. Se você não consegue pôr um valor, deixe de fora do ROI e trate como bônus. A conta que se sustenta só com horas é a mais confiável.

Quando não compensa.

Nem toda tarefa merece automação. O resultado do cálculo costuma ser negativo quando:

• a tarefa é rara. Algo que acontece uma vez por mês e leva 20 minutos nunca cobre a implantação;
• o processo ainda muda toda semana. Automatizar algo instável é pagar para refazer;
• há muita exceção. Se a maior parte dos casos precisa de julgamento humano, o percentual eliminado é baixo;
• o custo da hora é baixo e o volume pequeno. A economia não cobre nem a mensalidade;
• o processo é ruim. Automatizar uma bagunça só a faz acontecer mais rápido. Às vezes simplificar o processo resolve sem custo.

Nesses casos, a resposta certa é manter manual, ou procurar uma tarefa maior. A calculadora avisa quando a conta não fecha, e eu também digo na conversa.

Faça a conta pela calculadora.

Se não quiser fazer à mão, a calculadora de ROI de automação usa a fórmula deste artigo. Você informa as tarefas, o custo da hora, o percentual e o custo da automação, e ela mostra a economia, o payback e o ROI em 12 meses. A conta roda no seu navegador e o que você digita não sai dele.

Quanto eu cobro.

Para um fluxo de automação de processos, eu cobro a partir de R$690 de implantação mais R$190 por mês, que cobrem monitoramento, backup, alerta de falha e pequenos ajustes. O mínimo é de 6 meses, e depois você cancela quando quiser. O valor sobe com sistemas sem API, vários fluxos e etapas de revisão humana. Os detalhes estão em automação de processos. Se a rotina for sobre mensagens no WhatsApp, veja automação de WhatsApp.

Se quiser, me conte qual tarefa a sua equipe repete. Depois de uma conversa curta, eu refaço a conta com você e digo se compensa ou não.